Toplantılarda Dikkat Edilmesi Gerekenler

İki veya daha fazla kişinin belirli bir amaç için bir araya geldikleri toplantı etkinliği, özellikle kurumsal yaşamda önemli bir yere sahiptir. Toplantılar kişi ve şirketlerin iş hayatındaki verimini artırmaya yönelik organizasyonlar olarak öne çıkar.

Toplantı Nedir?

Firma ve bireylerin belirlenen bir amaca yönelik toplanarak iletişim kurdukları çeşitli etkinlikler ‘’Toplantı nedir?’’ sorusunun yanıtıdır. Toplantı, pek çok farklı amaç için gerçekleştirilebilir. Toplantı bilgi paylaşımı, sorun çözme, fikir alışverişi, tanıtım ve anlaşma başta olmak üzere birçok amaç ile yapılabilir.

Çeşitli konseptlere sahip olan toplantılarının sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilip tamamlanması için özenle planlama yapılmalıdır. Toplantıya katılan bireylerin amaca yönelik şekilde etkilenmesi, toplantıdan alınan verimi artırır.

Katılımcılara yönelik olan bu organizasyonlar için genellikle konferans salonlarında yapılır. Şehir dışından katılan davetlilerin konforu için otellere ait konferans salonları tercih edilebilir. Toplantılar, iş hayatı için son derece önemli aktivitelerdir.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Toplantı yönetimi, toplantılar ile ilgili çeşitli detayların belirlenerek etkinliğin yürütülmesidir. İş hayatında önemli bir yere sahip olan toplantıların sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için toplantı yönetimine dikkat edilmelidir. Toplantı yönetiminin ilk adımı amacın belirlenmesidir. Toplantı amacı belirlendikten sonra gündem oluşturulmalı ve verimliliğin sağlanması için araştırma yapılmalıdır.

Birbirinden farklı pek çok toplantı türü bulunur. Eğitimden proje yönetimine kadar çeşitli noktalara odaklanılan toplantıların hangi amaçla yapıldığı belirlenmelidir. Amacın belirlenmesi toplantı yönetiminin sonraki adımları için zemin hazırlar.

Toplantı gündemi hazırlanırken amaca yönelik bilgi ve planlar detaylı bir şekilde oluşturulmalıdır. Katılımcılara dair bilgi, özellik ve görevler de toplantı gündemine dahil edilmelidir.

Görsel ile desteklenen anlatımların katılımcılar üzerindeki verimi artırdığı bilinir. Toplantı takvimi detaylı bir şekilde belirlendikten sonra sunum ve gerekli dokümanlar hazırlanır. Toplantı yönetimi yapılırken katılımcıların dikkatinin dağılmasını önlemek için ilgi çekici yöntemler uygulanmalıdır. Toplantının tamamlanmasıyla beraber raporlama yapılarak analiz edilmelidir.

Toplantıların İş Hayatındaki Önemi

Toplantılar aile, arkadaşlar ve kurumsal hayatta tercih edilen organizasyonlardır. Ancak iş hayatında yapılan toplantılar ayrı bir öneme sahiptir. İş hayatında pek çok farklı toplantı gerçekleştirilebilir. Toplantılar belirli bir konuya odaklanılan etkinliklerdir. Belirlenen konu kişi, şirket ve şirketler için önem taşıyabilir.

Şirket içi toplantılar genellikle firmanın faaliyetlerini sürdürmesine yöneliktir. Eğitim, analiz, strateji oluşturma gibi çeşitli amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilebilir. Daha geniş çaplı toplantılar ise şirket özelinde kalmaz. Farklı bireylerin katıldığı eğitim, seminer, tanıtım toplantıları şirket dışından bireyleri de kapsar.

Toplantılar personelin farklı departmanlar hakkında bilgi sahibi olmasını sağlarken yeni bakış açıları kazandırabilir. Aynı zamanda birbiriyle tanışan kişiler yeni iş bağlantıları edinme olanağı bulur.

Toplantı Öncesi Yapılması Gereken Hazırlıklar

Toplantı organizasyonundan önce yapılması gereken bazı hazırlıklar bulunur. Amacın ve gündemin belirlenmesi, toplantı ve sunu tekniklerinin hazırlanması, katılımcılar ile iletişime geçmek, etkinlik alanı seçimi gibi adımlar toplantı öncesi yapılması gereken hazırlıkların başında gelir.

Toplantı Amaçlarını Belirleme

Toplantı öncesi yapılması gereken hazırlıkların başında ise toplantı amaçlarını belirlemek gelir. Toplantı amaçlarının belirlenmesi, organizasyonun sonraki adımlarına karar verilmesinde önemli bir rol oynar. Toplantı amacına uygun katılımcıların davet edilmesi, konferans salonunun seçilmesi, sunum tekniklerinin ve anlatılacakların belirlenmesi başta olmak üzere birçok adımın belirlenmesi için amaçlara karar verilmelidir.

Toplantı amacını belirleyerek konuşma hazırlığına başlayabilirsiniz. Konuşmanın giriş ve sonuç bölümü kadar gidişatı da büyük önem taşır. Katılımcıların dikkatini canlı tutmak için ilgi çekici bilgilerden ve konu ile ilgili mizah unsurlarından faydalanabilirsiniz.

Sunum tekniklerini belirlemek, anlatımın güçlenmesine katkı sağlayabilir. Görsel odaklı sunumlar, odak süresini artırmaya yardımcı olur. Anlattığınız konuya uygun görsel ve istatistiklerin bulunduğu sunumlar ile anlatımınızı güçlendirebilirsiniz.

Gerekli Katılımcıları Seçme

Toplantı organizasyonunun gerçekleştirilebilmesi için en önemli adım katılımcılardır. Katılımcı seçiminde çeşitli unsurları dikkate almanız tavsiye edilir. Toplantı amacına uygun kişi ve şirketlerin seçilmesi, toplantıdan yüksek verim elde edilmesine imkan tanır. Toplantı süresi boyunca davetlilerin konuya katılım sağlayıp bilgi alışverişinde bulunması da oldukça önemlidir.

Karşılıklı bilgi paylaşımı yapılabilecek kişilerin seçilmesi toplantı ve toplantıdaki diğer kişilere katkı sağlar. Toplantı amacı ve gündemine uygun kişilerin seçilmesi, iş bağlantılarını güçlendirmek açısından da gereklidir.

Toplantı Tarihi ve Süresini Planlama

Toplantı planlamasında tarih ve süre büyük önem taşır. Toplantı tarihi, davetlilerin katılım sağlayabileceği bir gün olmalıdır. Yurt dışı ve şehir dışından davetliler olan toplantıların hafta sonu yapılması, katılım miktarını artırır.

Toplantı tarihini belirledikten sonra katılımcılar ile irtibata geçilerek onay alınmalıdır. Hedeflenenden az katılım olmaması adına onay almak son derece önemlidir. Katılımcıların planlama yapabilmesi için toplantı tarihinin en az 1 hafta önce bildirilmesi gerekir. Toplantı süresinin hesaplanması hem katılımcıların günün geri kalanını planlamasına yardımcı olur hem de toplantının verimini artırır.

Toplantılar belirlenenden daha kısa veya daha uzun sürebilir. Ancak bu farkın artması, katılımcıların toplantı ile ilgili olumsuz izlenim edinmesine neden olabilir. Toplantı süresine uyum sağlamak için konuşmacıların zaman tutarak prova yapmaları faydalı olur.

Toplantı Gündemi Oluşturma

Toplantı gündemi, toplantının gidişatının belirlenmesini sağlar. Toplantının amacı, süresi, hızı, analiz yöntemleri ve katılımcıların beklentilerine odaklanılan toplantı gündemi, organizasyonun verimli geçmesine imkan sağlar.

Toplantı gündemi oluşturmanın ilk aşaması toplantı türünün belirlenmesidir. Toplantı gündeminin ardından amaç ve hedefler tanımlanmalıdır. Seçilmesi gereken anahtar konular, toplantının amacına yönelik önemli noktalardır. Katılımcıların toplantıdaki sorumluluk ve rolleri belirlenerek yönetim süreci kolaylaştırılmalıdır. Anlatım materyallerinin hazırlanarak süre belirlenmelidir.

Toplantı gündeminin detaylı bir şekilde incelenmesi ve gerekli durumlarda revize edilmesi gerekir. Toplantı gündemi oluşturulduktan sonra katılımcılara dağıtılmalıdır. Gündem hakkındaki geri dönüşler değerlendirilmelidir.

Toplantı Ortamı ve Düzeni

Toplantı ortamı ve düzeninin katılımcılar üzerindeki etkisi büyüktür. İyi havalandırmaya sahip ferah bir toplantı ortamı, katılımcıların konforlu bir şekilde toplantıya dahil olmalarını sağlar. Isı ve aydınlatmanın doğru ayarda olması, toplantıdan alınacak verimi etkiler. Düşük ısı katılımcıların üşümesine, yüksek ısı ise bunalmalarına veya uyuklamalarına neden olabilir.

Aydınlatmanın dengeli olmaması odaklanmayı etkiler. Loş ve yetersiz aydınlatma uyku getirebilir. Yapay aydınlatmalar ise gözü yorup dikkati dağıtır. Doğal ve orta seviye aydınlatma kullanılması katılımcıların dikkatini toplamasına yardımcı olur.

Oturma düzeni de davetlilerin toplantıdaki rollerine katkı sağlar. Oturma düzenleri yuvarlak masa, dikdörtgen masa, balık sırtı ve U masa şeklinde kategorize edilebilir. Yuvarlak masa en sık tercih edilen ve toplantıda aktif olmayı sağlayan oturma düzenidir.

Dikdörtgen ve U masalarda masanın başındaki kişinin onaylanması gerektiği düşünülebilir. Bu oturma düzeni katılımcıların fikir paylaşımını engelleyerek verimi azaltabilir. Balık sırtı oturma düzeninde ise genellikle belirli kişilerin ön planda olduğu toplantılar yapılmalıdır.

Toplantı İletişimi ve Katılımcılarla Etkileşim

Toplantı iletişimi için katılımcılarla etkileşim kurmak gerekir. Anlatılan konu hakkında katılımcıların fikir veya sorularını almak, verimli bir toplantı geçirmeye yardımcı olur. Toplantı sırasında belirlenen kurallara uygun olarak iletişim sürdürülmelidir, böylece etkili ve düzenli bir toplantı sağlanabilir.

Toplantı ve Organizasyonlarınızı Calista Ayrıcalığı ile Planlayın

Kusursuz bir toplantı organizasyonu yapmak isteyenlerin ilk seçimi olan Calista Luxury Resort Toplantı ve organizasyonlar hizmetinde yer alan şık sunumlar ve lezzetli atıştırmalıklar ile katılımcılarınızı etkileyici bir şekilde ağırlayabileceğiniz tesiste, son teknoloji sunum materyallerini kullanarak toplantınızı gerçekleştirebilirsiniz.